パソコン、タブレット、スマートフォンで利用できるクラウド版の業務日報「Nipo」を導入しました。

まずは曽我冷熱が今まで使用してきた日報や報告書を基にテンプレートを作成し運用を開始しました。

作業日報

工事、修理の訪問先と進捗状況をオフィス、担当者間で共有します。
事務面では出張・直帰作業でタイムカード未打刻となった場合の勤務時間集計にも使用します。
全員が同じ現場で作業しているわけではないため、新人メンバーや、直行・直帰が続く遠方在住のメンバーが、どのような作業をしているか、作業結果はどうだったかを社員全員がリアルタイムに共有できるのは優しいシステムだな~と感じました。

上の写真の作業日報は、上高地の工事に行ってるメンバーからの日報です。遠い現場で作業しているメンバーからこういう日報をもらえると嬉しいですね♪

 

点検修理報告書

今までは客先で点検したメモを元に担当者が作業報告書や見積書を作成していました。
Nipoの導入で、修理現場では機器の破損状況を写真で記録したり、現場で点検結果を入力する事ができるようになりました。
事務面では、担当者個別の報告様式から、選択入力に変更することで作業内容を的確に把握でき、お客様への見積書の事前作成が行えるなどのメリットを感じました。
また、登録した点検修理報告からお客様に提出する「修理報告書」と、法令(フロン排出抑制法)で定められた「フロン類充填証明書」の作成を簡単に作成できるようにしました。

 

冷媒漏えい点検・整備記録簿

こちらは法令(フロン排出抑制法)に対応した日本冷凍空調設備工業連合会より提供されている漏えい点検整備記録簿の各種点検・整備方法を網羅した漏えい点検記録を行うためのテンプレートになります。
Nipoのcsvダウンロード機能を使用して、記録した点検内容を機器別に素早くまとめられるようにしました。

 

安全書類作成依頼

安全書類を作成する際は工事の規模や内容に応じて担当者や使用車両が変わります。必要とされる添付書類の内容も変わるため、現場担当者と事務の間のスレ違いで工事内容や使用車両情報の確認に時間がかかると書類の作成と提出が遅れてしまいます。今回はNipoを導入して担当者から事務方へ、必要書類の作成依頼を行えるようにしました。

まだ操作に慣れずボチボチと運用を開始している状況ですが、作業と事務の堅実な連携を行えることを目指し積極的に活用していきたいと思います。

さいごに。

Nipoの開発者である合同会社サンドボックスの上田さんにはとても迅速にご対応いただき、とてもスムーズに運用を開始することができました。深謝申し上げます。

 

Introduced by.